THAY ĐỔI GIẤY TỜ

Mẫu thay đổi thông tin người đại diện pháp luật là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin pháp lý chính xác, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Thủ tục này không chỉ là yêu cầu hành chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong các giao dịch pháp lý và kinh doanh. Hãy cùng Thay đổi giấy tờ khám phá chi tiết về quy trình, căn cứ pháp lý, và những lưu ý quan trọng trong bài viết dưới đây!

1. Vai trò của người đại diện theo pháp luật trong doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật là nhân tố then chốt trong hoạt động pháp lý và kinh doanh của doanh nghiệp.

Vai trò của người đại diện theo pháp luật được quy định rõ tại Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020, yêu cầu họ phải hành động trung thực, cẩn trọng, và bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Họ có quyền ký kết hợp đồng, thực hiện các giao dịch, và đại diện doanh nghiệp trước cơ quan nhà nước, tòa án, hoặc trọng tài. Một doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, tùy thuộc vào điều lệ công ty, nhưng phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam, theo khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020.

Thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật thường xảy ra trong các trường hợp như thay đổi nhân sự, cập nhật thông tin cá nhân (số căn cước công dân, địa chỉ thường trú), hoặc bổ nhiệm người đại diện mới. Theo Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp cần thông báo thay đổi này với Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Việc này giúp đảm bảo thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp luôn chính xác và đồng bộ với hệ thống quản lý nhà nước.

Việc thay đổi thông tin người đại diện không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh. Ví dụ, khi thông tin người đại diện không được cập nhật kịp thời, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc ký kết hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng, hoặc giải quyết tranh chấp pháp lý. Do đó, doanh nghiệp cần hiểu rõ quy trình và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để tránh rủi ro.

>>>>> Xem thêm: Mẫu quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật

2. Mẫu thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật

GIẤY ĐỀ NGHỊ
Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật1

___________________

Kính gửi: (Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh) ……………………………………….

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ………………………………………

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ………………………………………………..

Số định danh cá nhân của Chủ tịch hội đồng thành viên/Chủ tịch công ty/Chủ tịch hội đồng quản trị (Chỉ kê khai trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp):            

Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật với các nội dung sau:

Người đại diện theo pháp luật sau khi thay đổi2:

Họ, chữ đệm và tên (ghi bằng chữ in hoa):        

Ngày, tháng, năm sinh: ………./………/……..  

Giới tính: ………………………………

Số định danh cá nhân: ……………………………………………

Chức danh: ………………………………………….……………..  

Địa chỉ liên lạc:

Số nhà/phòng, ngách/hẻm, ngõ/kiệt, đường/phố/đại lộ, tổ/xóm/ấp/thôn: ……

Xã/Phường/Đặc khu: ……………………………………………………

Tỉnh/Thành phố trực thuộc trung ương: ………………………………

Quốc gia: ………………………

Điện thoại (nếu có): …………………        Thư điện tử (nếu có): …………

Trường hợp không có số định danh cá nhân hoặc việc kết nối giữa Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bị gián đoạn thì đề nghị kê khai các thông tin cá nhân dưới đây:

……………

>>>> Tải ngay: Mẫu thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật tại đây!

3. Quy trình thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật

Quy trình thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật cần được thực hiện đúng trình tự để đảm bảo hồ sơ hợp lệ.

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi

Hồ sơ bao gồm: (1) Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo Phụ lục II-2 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT); (2) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân (căn cước công dân, hộ chiếu) của người đại diện mới; (3) Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, hoặc Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi người đại diện, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp; (4) Danh sách người đại diện theo pháp luật (đối với công ty có nhiều người đại diện).

Hồ sơ cần được ký bởi người có thẩm quyền và đóng dấu công ty, theo khoản 1 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Đối với công ty TNHH một thành viên, nghị quyết của chủ sở hữu là bắt buộc; trong khi công ty cổ phần cần biên bản họp Đại hội đồng cổ đông nếu thay đổi ảnh hưởng đến Điều lệ công ty.

• Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt trụ sở chính. Theo Điều 184 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, nộp hồ sơ trực tuyến là bắt buộc, sử dụng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh. Thời hạn giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

• Bước 3: Nhận kết quả và công bố thông tin

Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, trong đó cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật. Doanh nghiệp phải yêu cầu công bố nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, theo Điều 33 Luật Doanh nghiệp 2020. Lệ phí công bố là 100.000 đồng, theo Thông tư 47/2019/TT-BTC. Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi trong vòng 03 ngày làm việc.

• Bước 4: Cập nhật thông tin với các cơ quan liên quan

Sau khi nhận Giấy chứng nhận mới, doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan thuế để cập nhật thông tin người đại diện trên hệ thống thuế, theo Điều 50 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Ngoài ra, cần thông báo với ngân hàng, đối tác, và các tổ chức liên quan để đảm bảo tính đồng bộ trong giao dịch. Ví dụ, ngân hàng thường yêu cầu cung cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và giấy tờ tùy thân của người đại diện để cập nhật chữ ký mẫu.

• Bước 5: Lưu trữ và theo dõi hồ sơ

Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ thay đổi để phục vụ các mục đích kiểm tra hoặc đối chiếu sau này. Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải đảm bảo thông tin người đại diện luôn được cập nhật chính xác trên hệ thống đăng ký kinh doanh quốc gia. Việc lưu trữ hồ sơ cẩn thận giúp doanh nghiệp tránh rủi ro khi có tranh chấp hoặc kiểm tra từ cơ quan nhà nước.

>>>>> Xem thêm: Hướng dẫn điền mẫu 08 thay đổi người đại diện theo pháp luật

4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật đòi hỏi sự cẩn trọng để tránh sai sót và rủi ro pháp lý.

• Đảm bảo tư cách pháp lý của người đại diện mới: Theo khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện phải từ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, và không thuộc các trường hợp bị cấm như đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, hoặc bị tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lý lịch tư pháp của người đại diện mới nếu được yêu cầu, theo khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Ký và đóng dấu đầy đủ: Hồ sơ phải có chữ ký của người có thẩm quyền (Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên, hoặc chủ sở hữu công ty) và con dấu công ty, theo khoản 1 Điều 50 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Thiếu chữ ký hoặc dấu có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại.
• Thời hạn thông báo: Doanh nghiệp phải nộp thông báo trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi, theo Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Việc chậm trễ có thể dẫn đến xử phạt hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, với mức phạt từ 1.000.000 đến 2.000.000 đồng.
• Ủy quyền khi người đại diện vắng mặt: Nếu người đại diện duy nhất vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền, doanh nghiệp phải bổ nhiệm người đại diện mới, theo khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020. Văn bản ủy quyền cần được lập rõ ràng và nộp kèm hồ sơ thay đổi.
• Cập nhật thông tin không thay đổi nhân sự: Nếu chỉ cập nhật thông tin cá nhân (như số căn cước công dân, địa chỉ), doanh nghiệp sử dụng Mục B của Mẫu số 12 Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC thay vì mẫu thông báo thay đổi người đại diện, để đơn giản hóa thủ tục.

Mẫu thay đổi thông tin người đại diện pháp luật là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin pháp lý chính xác, tuân thủ các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn giúp doanh nghiệp duy trì uy tín và sự ổn định trong hoạt động kinh doanh. Hãy liên hệ Thay đổi giấy tờ để được hỗ trợ soạn thảo hồ sơ, nộp hồ sơ, và giải đáp mọi thắc mắc.