THAY ĐỔI GIẤY TỜ

Người đại diện hợp pháp là gì? Đây là khái niệm quan trọng trong pháp luật Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực doanh nghiệp, đảm bảo quyền và nghĩa vụ của tổ chức được thực hiện đúng quy định. Vai trò này không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh mà còn liên quan đến các giao dịch pháp lý, tranh tụng tại tòa án hoặc trọng tài. Để nắm bắt chi tiết về vấn đề này, cùng Thay đổi giấy tờ khám phá qua bài viết dưới đây.

1. Người đại diện hợp pháp là gì theo quy định pháp luật

Người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp, theo khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, là cá nhân được ủy quyền thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Họ có thể đại diện doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước tòa án, trọng tài, và thực hiện các nghĩa vụ pháp lý khác.

Ngoài ra, Điều 136 và khoản 1 Điều 137 Bộ luật Dân sự 2015 quy định hai hình thức đại diện pháp luật chính: đại diện cho cá nhân và đại diện cho pháp nhân. Đối với cá nhân, người đại diện có thể là cha mẹ đối với con chưa thành niên, người giám hộ, hoặc người được tòa án chỉ định. Đối với pháp nhân, như các doanh nghiệp, người đại diện thường là cá nhân giữ chức danh quản lý như Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc, hoặc Tổng giám đốc, tùy thuộc vào điều lệ công ty.

Người đại diện hợp pháp không chỉ thực hiện các giao dịch mà còn chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại gây ra nếu vi phạm các nghĩa vụ được giao, như quy định tại khoản 1 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lựa chọn người đại diện có năng lực và trách nhiệm để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.

>>>>> Xem thêm: Thủ tục thay đổi chức danh người đại diện theo pháp luật mới nhất

2. Quy định về người đại diện hợp pháp theo loại hình doanh nghiệp

Mỗi loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam có những quy định riêng về người đại diện hợp pháp, được nêu rõ trong Luật Doanh nghiệp 2020.

Doanh nghiệp tư nhân, theo khoản 3 Điều 190 Luật Doanh nghiệp 2020, có chủ doanh nghiệp là người đại diện hợp pháp, chịu trách nhiệm vô hạn đối với mọi hoạt động kinh doanh. Chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện các giao dịch và đại diện trước pháp luật, đảm bảo tính thống nhất trong quản lý.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) một thành viên, khoản 3 Điều 79 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rằng người đại diện có thể là Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc, hoặc Tổng giám đốc, tùy thuộc vào điều lệ công ty. Nếu không có quy định cụ thể, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty mặc định là người đại diện.

Công ty TNHH hai thành viên trở lên, theo khoản 3 Điều 54 Luật Doanh nghiệp 2020, yêu cầu ít nhất một người đại diện hợp pháp, thường là Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc, hoặc Tổng giám đốc. Trong trường hợp điều lệ không quy định, Chủ tịch Hội đồng thành viên sẽ đảm nhận vai trò này, đảm bảo doanh nghiệp luôn có người chịu trách nhiệm pháp lý.

Công ty cổ phần, theo khoản 2 Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020, có thể có một hoặc nhiều người đại diện hợp pháp, thường là Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc, hoặc Tổng giám đốc. Nếu chỉ có một người đại diện và điều lệ không quy định, Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ đảm nhiệm vai trò này.

Công ty hợp danh, theo khoản 1 Điều 184 Luật Doanh nghiệp 2020, có tất cả thành viên hợp danh làm người đại diện hợp pháp, nhưng chỉ Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc, hoặc Tổng giám đốc được quyền đại diện trước tòa án hoặc trọng tài. Điều này giúp phân định rõ trách nhiệm trong các giao dịch pháp lý quan trọng.

3. Thủ tục bổ nhiệm và thay đổi người đại diện hợp pháp

Việc bổ nhiệm hoặc thay đổi người đại diện hợp pháp là một quy trình quan trọng, đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện hợp pháp
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu như thông báo thay đổi người đại diện hợp pháp, quyết định của cơ quan có thẩm quyền (Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, hoặc chủ sở hữu), bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện mới, và điều lệ công ty sửa đổi (nếu có). Hồ sơ phải được soạn thảo theo mẫu quy định tại Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh
Hồ sơ được nộp tại Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, trực tiếp hoặc qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thời hạn nộp hồ sơ là 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi, theo khoản 2 Điều 54 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Bước 3: Cập nhật thông tin tại các cơ quan liên quan
Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin người đại diện hợp pháp tại ngân hàng (chủ tài khoản), cơ quan thuế (chữ ký số), và các chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu có). Điều này đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh.

Bước 4: Công bố thông tin thay đổi
Doanh nghiệp phải công bố thông tin thay đổi người đại diện hợp pháp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày, theo khoản 3 Điều 34 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Việc công bố này đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động của doanh nghiệp.

>>>>> Xem thêm: Người đứng đầu văn phòng đại diện gọi là gì?

4. Câu hỏi thường gặp về người đại diện hợp pháp

Phần này giải đáp các thắc mắc phổ biến liên quan đến người đại diện hợp pháp, giúp doanh nghiệp và cá nhân hiểu rõ hơn về vai trò này.

Người đại diện hợp pháp có bắt buộc phải là thành viên góp vốn không?

Không, theo khoản 2 Điều 18 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện hợp pháp không cần phải là thành viên góp vốn hoặc cổ đông của doanh nghiệp. Điều này cho phép doanh nghiệp linh hoạt trong việc lựa chọn người có năng lực phù hợp, kể cả người ngoài công ty, miễn là đáp ứng các điều kiện pháp lý.

Một người có thể làm đại diện hợp pháp cho nhiều công ty không?

Có, pháp luật Việt Nam không cấm một cá nhân làm người đại diện hợp pháp cho nhiều công ty, miễn là họ đáp ứng các điều kiện về năng lực hành vi dân sự và không thuộc diện bị cấm theo khoản 2 Điều 18 Luật Doanh nghiệp 2020. Tuy nhiên, cần đảm bảo họ có khả năng thực hiện đầy đủ trách nhiệm ở từng công ty.

Người nước ngoài có được làm người đại diện hợp pháp không?

Người nước ngoài có thể làm người đại diện hợp pháp nếu đáp ứng các điều kiện pháp lý, như có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không bị cấm quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đảm bảo ít nhất một người đại diện hợp pháp cư trú tại Việt Nam, theo khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020.

Hậu quả nếu người đại diện hợp pháp vượt quá phạm vi ủy quyền là gì?

Theo Điều 143 Bộ luật Dân sự 2015, nếu người đại diện hợp pháp thực hiện giao dịch vượt quá phạm vi ủy quyền, họ phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với phần giao dịch vượt quá. Doanh nghiệp không chịu trách nhiệm nếu bên thứ ba biết hoặc phải biết về phạm vi ủy quyền nhưng vẫn giao dịch.

Người đại diện hợp pháp là gì? Đây là cá nhân đóng vai trò then chốt trong việc đại diện doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý, đảm bảo hoạt động kinh doanh tuân thủ quy định pháp luật. Việc hiểu rõ vai trò, quyền hạn, và trách nhiệm của người đại diện giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và tránh rủi ro pháp lý. Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác, hãy liên hệ Thay đổi giấy tờ ngay hôm nay để được hỗ trợ toàn diện, đảm bảo thủ tục được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả.