Người đại diện theo ủy quyền đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch pháp lý và hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh pháp luật doanh nghiệp không ngừng thay đổi. Bài viết này sẽ làm rõ vai trò, quyền hạn, nghĩa vụ và các quy định mới nhất liên quan đến người đại diện theo ủy quyền, cùng Thay đổi giấy tờ hỗ trợ bạn trong quá trình thực hiện.
1. Khái niệm người đại diện theo ủy quyền
Người đại diện theo ủy quyền là cá nhân được tổ chức hoặc cá nhân khác ủy quyền bằng văn bản để thực hiện các quyền và nghĩa vụ thay mặt họ trong phạm vi được quy định. Theo Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông là tổ chức phải là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản, thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của luật.
Trong trường hợp hộ kinh doanh, Điều 82 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định rằng, nếu hộ kinh doanh do nhiều thành viên hộ gia đình thành lập, các thành viên phải ủy quyền bằng văn bản cho một cá nhân làm người đại diện. Văn bản ủy quyền này cần được công chứng hoặc chứng thực, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch.
Việc ủy quyền không chỉ giới hạn trong lĩnh vực doanh nghiệp mà còn áp dụng trong nhiều khía cạnh pháp lý khác, như giao dịch dân sự, đại diện trước tòa án hoặc cơ quan hành chính. Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015 quy định rằng cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho người khác thực hiện công việc nhân danh mình, miễn là phù hợp với quy định pháp luật.
2. Quy định pháp luật mới nhất về người đại diện theo ủy quyền
Các quy định pháp luật về người đại diện theo ủy quyền đã được cập nhật liên tục, đặc biệt thông qua Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Theo Điều 14 khoản 1 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo ủy quyền của tổ chức (chủ sở hữu, thành viên, cổ đông) phải được chỉ định bằng văn bản, trong đó nêu rõ quyền và nghĩa vụ. Văn bản này phải được thông báo cho công ty và chỉ có hiệu lực khi công ty nhận được. Quy định này đảm bảo tính minh bạch trong việc xác định người đại diện, tránh tranh chấp nội bộ. Văn bản ủy quyền cần bao gồm các thông tin như tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, số lượng người đại diện, tỷ lệ sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp, và thời hạn ủy quyền.
Nghị định 168/2025/NĐ-CP bổ sung các quy định cụ thể về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp liên quan đến người đại diện theo ủy quyền. Theo Điều 3 khoản 3 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nếu cá nhân không có số định danh cá nhân, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế còn hiệu lực của người đại diện theo ủy quyền. Trường hợp hệ thống dữ liệu quốc gia về dân cư bị gián đoạn, bản sao thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu cũng phải được nộp kèm.
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần có nhiều người đại diện theo pháp luật, Điều 12 khoản 2 Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu người đại diện thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng quyền hạn và nghĩa vụ. Nghị định 168/2025/NĐ-CP nhấn mạnh rằng cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ, không giải quyết tranh chấp giữa các bên liên quan, đảm bảo sự phân định rõ ràng về trách nhiệm pháp lý.
>>>>> Xem thêm: Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật gồm những gì?
3. Quy trình ủy quyền cho người đại diện theo ủy quyền
Quy trình ủy quyền là một bước quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ.
Bước 1: Soạn thảo văn bản ủy quyền
Văn bản ủy quyền là tài liệu cốt lõi, phải được soạn thảo rõ ràng và tuân thủ các quy định pháp luật. Theo Điều 14 khoản 2 Luật Doanh nghiệp 2020, văn bản này cần bao gồm thông tin về chủ sở hữu hoặc tổ chức ủy quyền, số lượng người được ủy quyền, tỷ lệ sở hữu, thông tin cá nhân của người đại diện, thời hạn ủy quyền và chữ ký của các bên. Văn bản cần được công chứng hoặc chứng thực theo Điều 82 Nghị định 168/2025/NĐ-CP nếu liên quan đến hộ kinh doanh hoặc các giao dịch đặc thù khác.
Bước 2: Nộp văn bản ủy quyền cho cơ quan có thẩm quyền
Sau khi soạn thảo, văn bản ủy quyền phải được nộp cho công ty (nếu là doanh nghiệp) hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh. Theo Điều 14 khoản 2 Luật Doanh nghiệp 2020, văn bản chỉ có hiệu lực khi công ty nhận được. Đối với hộ kinh doanh, văn bản được nộp tại Ủy ban nhân dân cấp xã theo Điều 82 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp hoặc cá nhân cần đảm bảo hồ sơ đầy đủ, bao gồm cả bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện.
Bước 3: Công bố thông tin và thực hiện quyền, nghĩa vụ
Sau khi văn bản ủy quyền được chấp thuận, thông tin về người đại diện theo ủy quyền phải được công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, theo Điều 5 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Người đại diện sau đó có thể thực hiện các quyền và nghĩa vụ trong phạm vi ủy quyền, như ký kết hợp đồng, đại diện trước cơ quan nhà nước hoặc tham gia tố tụng.
Bước 4: Theo dõi và gia hạn ủy quyền (nếu cần)
Trong trường hợp thời hạn ủy quyền hết hiệu lực, bên ủy quyền cần gia hạn hoặc chỉ định người đại diện mới. Theo Điều 8 khoản 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nếu người đại diện theo pháp luật rời Việt Nam, phải ủy quyền cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam để tiếp tục thực hiện nghĩa vụ. Điều này đảm bảo doanh nghiệp luôn có người đại diện hợp pháp tại Việt Nam.
>>>>> Xem thêm: Chức năng và vai trò của tổ chức đại diện người lao động
4. Câu hỏi thường gặp
Mục này giải đáp các thắc mắc phổ biến liên quan đến người đại diện theo ủy quyền, cung cấp thông tin chi tiết và dễ hiểu để hỗ trợ doanh nghiệp và cá nhân.
Người đại diện theo ủy quyền có cần phải là thành viên hoặc cổ đông của công ty không?
Không bắt buộc. Theo Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo ủy quyền chỉ cần là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản, không yêu cầu phải là thành viên hoặc cổ đông. Tuy nhiên, họ phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc các trường hợp bị cấm theo pháp luật.
Văn bản ủy quyền có bắt buộc phải công chứng không?
Tùy trường hợp. Đối với hộ kinh doanh, Điều 82 Nghị định 168/2025/NĐ-CP yêu cầu văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực. Đối với doanh nghiệp, Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020 không bắt buộc công chứng, nhưng văn bản phải được thông báo cho công ty để có hiệu lực.
Người đại diện theo ủy quyền có thể đại diện cho nhiều tổ chức không?
Có, nhưng với giới hạn. Theo Điều 14 khoản 2 Luật Doanh nghiệp 2020, một tổ chức có thể ủy quyền tối đa 3 người đại diện trong công ty trách nhiệm hữu hạn (sở hữu từ 35% vốn điều lệ) hoặc công ty cổ phần (sở hữu từ 10% cổ phần). Người đại diện cần đảm bảo thực hiện đúng nghĩa vụ cho từng tổ chức.
Nếu người đại diện theo ủy quyền vi phạm, ai chịu trách nhiệm?
Theo Điều 143 Bộ luật Dân sự 2015, người đại diện phải chịu trách nhiệm cá nhân nếu hành vi vượt quá phạm vi ủy quyền và gây thiệt hại. Bên ủy quyền chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi đã ủy quyền, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
Làm thế nào để thay đổi người đại diện theo ủy quyền?
Doanh nghiệp cần soạn thảo văn bản ủy quyền mới, nộp cho công ty và thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh theo Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Hồ sơ cần kèm theo giấy tờ pháp lý của người đại diện mới và được công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Người đại diện theo ủy quyền đóng vai trò không thể thiếu trong việc đảm bảo các giao dịch pháp lý và hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, đặc biệt trong bối cảnh pháp luật Việt Nam ngày càng chặt chẽ. Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác, hãy liên hệ Thay đổi giấy tờ ngay hôm nay để được hỗ trợ toàn diện, đảm bảo thủ tục được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả.
Để lại một bình luận