THAY ĐỔI GIẤY TỜ

Những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp là yếu tố quan trọng mà mọi cá nhân, tổ chức cần nắm rõ khi thành lập công ty để tránh vi phạm pháp luật và đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh. Việc đặt tên sai quy định có thể dẫn đến việc bị từ chối đăng ký hoặc phải thay đổi tên, gây tốn kém thời gian và chi phí. Để hiểu rõ hơn về các quy định này, cùng Thay đổi giấy tờ tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Tầm quan trọng của việc đặt tên doanh nghiệp đúng quy định pháp luật

Việc đặt tên doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý trong tương lai. Một cái tên đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu mà còn tránh được những tranh chấp không đáng có.

Tên doanh nghiệp là yếu tố đầu tiên được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong việc phân biệt các tổ chức kinh doanh trên thị trường. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, tên doanh nghiệp phải bao gồm hai thành tố chính: loại hình doanh nghiệp (như “Công ty TNHH”, “Công ty CP”) và tên riêng, được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, có thể kèm theo chữ số, ký hiệu hoặc các chữ F, J, Z, W. Việc đặt tên không đúng quy định có thể dẫn đến việc cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối hồ sơ, gây chậm trễ trong quá trình thành lập doanh nghiệp. Hơn nữa, một cái tên phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng thương hiệu, tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.

Việc vi phạm các điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Chẳng hạn, nếu tên doanh nghiệp trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên đã đăng ký, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu thay đổi tên hoặc đối mặt với tranh chấp sở hữu trí tuệ. Ngoài ra, sử dụng tên vi phạm thuần phong mỹ tục hoặc tên của cơ quan nhà nước mà không được phép có thể dẫn đến xử phạt hành chính hoặc bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Do đó, việc nắm rõ các quy định pháp luật về đặt tên doanh nghiệp là bước đầu tiên và quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp và bền vững.

>>>>> Xem thêm: Thế nào là tên doanh nghiệp gây nhầm lẫn theo luật?

2. Những điều cấm khi đặt tên doanh nghiệp theo quy định pháp luật

Những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp được quy định rõ ràng tại Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020, nhằm đảm bảo môi trường kinh doanh cạnh tranh lành mạnh và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan. Dưới đây là các điều cấm cụ thể mà doanh nghiệp cần tránh.

Không được đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký là một trong những quy định quan trọng nhất. Theo Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020, tên trùng là tên tiếng Việt của doanh nghiệp được viết hoàn toàn giống với tên của một doanh nghiệp khác đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tên gây nhầm lẫn bao gồm các trường hợp như tên đọc giống, tên viết tắt trùng, hoặc tên chỉ khác biệt bởi các yếu tố như số thứ tự, ký hiệu (&, +, -, .), hoặc các từ như “tân”, “mới”, “miền Bắc”, “miền Nam”. Quy định này áp dụng trên phạm vi toàn quốc, trừ các doanh nghiệp đã giải thể hoặc phá sản. Nếu vi phạm, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu thay đổi tên hoặc đối mặt với tranh chấp pháp lý, đặc biệt nếu tên xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp.

Cấm sử dụng tên của cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, hoặc các tổ chức chính trị, xã hội để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp. Điều này nhằm tránh sự nhầm lẫn hoặc lợi dụng uy tín của các cơ quan, tổ chức này. Ví dụ, sử dụng tên “Bộ Công an” hoặc “Quân đội nhân dân Việt Nam” trong tên doanh nghiệp là không được phép, trừ khi có sự chấp thuận bằng văn bản từ cơ quan hoặc tổ chức đó. Việc vi phạm quy định này có thể dẫn đến việc bị từ chối đăng ký hoặc bị xử phạt hành chính về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại.

Không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc. Quy định này nhằm bảo vệ các giá trị văn hóa và đạo đức của Việt Nam. Ví dụ, sử dụng các từ ngữ hoặc ký hiệu có nội dung xúc phạm, phản cảm, hoặc liên quan đến các sự kiện lịch sử nhạy cảm sẽ bị cấm. Mặc dù Luật Doanh nghiệp 2020 không liệt kê cụ thể các từ ngữ bị cấm, nhưng doanh nghiệp cần thận trọng khi chọn tên để tránh những từ ngữ có thể gây tranh cãi hoặc bị cơ quan quản lý từ chối.

Cấm sử dụng tên thương mại, nhãn hiệu, hoặc chỉ dẫn địa lý đã được bảo hộ để cấu thành tên riêng của doanh nghiệp, trừ khi được sự chấp thuận của chủ sở hữu. Theo Điều 17 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trước khi đăng ký tên doanh nghiệp, người thành lập cần tra cứu Cơ sở dữ liệu quốc gia về nhãn hiệu và chỉ dẫn địa lý để đảm bảo tên dự kiến không xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ. Ví dụ, sử dụng tên một thương hiệu nổi tiếng như “Vinamilk” hoặc chỉ dẫn địa lý như “Nước mắm Phú Quốc” mà không được phép sẽ dẫn đến tranh chấp pháp lý và yêu cầu thay đổi tên.

3. Quy trình kiểm tra và đăng ký tên doanh nghiệp hợp pháp

Việc kiểm tra và đăng ký tên doanh nghiệp đúng quy định là bước quan trọng để tránh vi phạm các điều cấm nêu trên. Dưới đây là các bước cụ thể để thực hiện quy trình này.

Bước 1: Tra cứu tên doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia
Trước khi nộp hồ sơ đăng ký, doanh nghiệp cần tra cứu tên dự kiến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) để đảm bảo tên không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký. Việc tra cứu giúp phát hiện sớm các tên tương tự hoặc trùng lặp, từ đó điều chỉnh tên trước khi nộp hồ sơ. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra Cơ sở dữ liệu về nhãn hiệu và chỉ dẫn địa lý tại Cục Sở hữu trí tuệ để tránh vi phạm quyền sở hữu công nghiệp. Quá trình này đòi hỏi sự cẩn thận, vì tên trùng hoặc gây nhầm lẫn có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối ngay từ đầu.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký tên doanh nghiệp
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần bao gồm Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, trong đó nêu rõ tên doanh nghiệp (tiếng Việt, tiếng nước ngoài, và tên viết tắt nếu có). Theo Điều 27 Luật Doanh nghiệp 2020, hồ sơ còn bao gồm các giấy tờ như dự thảo điều lệ công ty, danh sách thành viên hoặc cổ đông, và bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện. Tên doanh nghiệp cần được trình bày rõ ràng, tuân thủ các quy định về thành tố (loại hình doanh nghiệp và tên riêng) và không vi phạm các điều cấm tại Điều 38. Doanh nghiệp nên chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh phải chỉnh sửa nhiều lần.

Bước 3: Nộp hồ sơ và xử lý kết quả
Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, cơ quan đăng ký sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trong vòng 3 ngày làm việc. Nếu tên doanh nghiệp vi phạm các điều cấm, cơ quan đăng ký sẽ từ chối và thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi. Trong trường hợp hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trong đó tên doanh nghiệp được ghi nhận chính thức.

Bước 4: Sử dụng và bảo vệ tên doanh nghiệp
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận, tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, và xuất hiện trên các giấy tờ giao dịch, tài liệu, ấn phẩm của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng cần theo dõi và bảo vệ tên của mình, đặc biệt khi phát hiện các trường hợp xâm phạm hoặc sử dụng trái phép. Nếu cần thay đổi tên, doanh nghiệp phải thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày quyết định thay đổi, theo Điều 41 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

>>>>> Xem thêm: Tên doanh nghiệp là gì? Khái niệm và quy định pháp luật

4. Câu hỏi thường gặp

Có được sử dụng tên địa danh trong tên doanh nghiệp không?

Doanh nghiệp có thể sử dụng tên địa danh trong tên riêng, nhưng không được gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký. Ví dụ, thêm các từ như “miền Bắc”, “miền Nam” vào tên riêng không được coi là yếu tố phân biệt nếu tên còn lại trùng với doanh nghiệp khác, theo Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020.

Nếu tên doanh nghiệp vi phạm thì phải làm gì?

Nếu tên doanh nghiệp vi phạm các điều cấm, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ yêu cầu thay đổi tên. Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ thông báo thay đổi tên đến Phòng Đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày quyết định thay đổi, theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Việc này không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Có cần xin phép khi sử dụng tên tổ chức chính trị trong tên doanh nghiệp?

Có, theo Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020, việc sử dụng tên của tổ chức chính trị, xã hội hoặc cơ quan nhà nước để làm một phần tên doanh nghiệp chỉ được phép khi có văn bản chấp thuận từ tổ chức hoặc cơ quan đó. Doanh nghiệp cần gửi đơn xin phép và nộp kèm hồ sơ đăng ký.

Việc tuân thủ các điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh lâu dài. Để đảm bảo quá trình đăng ký tên doanh nghiệp diễn ra thuận lợi, hãy liên hệ Thay đổi giấy tờ để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết về các quy định pháp luật hiện hành.