THAY ĐỔI GIẤY TỜ

Quyết định thay đổi địa chỉ công ty là một thủ tục quan trọng trong hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác về thông tin đăng ký và tuân thủ các quy định pháp luật, từ đó tránh rủi ro pháp lý và duy trì uy tín thương mại. Hãy cùng Thay đổi giấy tờ khám phá quy trình này để nắm rõ các bước cần thiết.

1. Quyết định thay đổi địa chỉ công ty theo luật doanh nghiệp

Quyết định thay đổi địa chỉ công ty được quy định rõ ràng trong Luật Doanh nghiệp 2020, nhằm đảm bảo rằng mọi thay đổi về thông tin doanh nghiệp phải được ghi nhận chính thức để duy trì tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Theo Điều 28 của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền thay đổi địa chỉ trụ sở chính hoặc chi nhánh, nhưng phải thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày thay đổi thực tế.

Cụ thể, Nghị định 168/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Doanh nghiệp 2020, tại Điều 15, quy định rằng việc thay đổi địa chỉ công ty phải được thực hiện thông qua việc nộp hồ sơ đăng ký thay đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới. Nếu doanh nghiệp là công ty cổ phần hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn, quyết định này cần được thông qua bởi Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng thành viên, theo quy định tại Điều 139 và Điều 75 của Luật Doanh nghiệp 2020.

Ngoài ra, quyết định thay đổi địa chỉ công ty còn liên quan đến các quy định về thuế và lao động. Theo Luật Quản lý thuế 2019, tại Điều 20, doanh nghiệp phải thông báo thay đổi địa chỉ cho cơ quan thuế trong vòng 10 ngày để cập nhật thông tin, tránh các vấn đề về kê khai thuế và thanh tra. Đồng thời, Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định chi tiết về việc cập nhật thông tin thuế, đảm bảo doanh nghiệp không bị ảnh hưởng đến quyền lợi tài chính.

>>>>>>> Xem thêm: Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện mới nhất

2. Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Quy trình thực hiện quyết định thay đổi địa chỉ công ty được quy định chi tiết tại Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả. Dưới đây là các bước chính mà doanh nghiệp cần thực hiện:

Bước 1: Chuẩn bị quyết định nội bộ

Trước tiên, doanh nghiệp phải tổ chức họp để thông qua quyết định thay đổi địa chỉ công ty. Đối với công ty cổ phần, Điều 139 của Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu Đại hội đồng cổ đông phê duyệt với ít nhất 65% số phiếu đồng ý.

Bước 2: Thu thập và chuẩn bị hồ sơ

Tiếp theo, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Điều 15. Hồ sơ bao gồm đơn đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, biên bản họp quyết định thay đổi, và các tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa chỉ mới như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký

Sau khi chuẩn bị xong, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính ^[a]nơi địa chỉ mới nằm, theo quy định tại Nghị định 108/2020/NĐ-CP. Thời hạn nộp là trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi thực tế, như được nêu tại Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020.

Bước 4: Thông báo cho các cơ quan liên quan

Sau khi nhận giấy xác nhận, doanh nghiệp phải thông báo thay đổi địa chỉ cho cơ quan thuế theo Luật Quản lý thuế 2019, Điều 20, và cơ quan lao động nếu có nhân viên.

Bước 5: Cập nhật các giấy tờ liên quan

Cuối cùng, doanh nghiệp cần cập nhật địa chỉ trên các giấy tờ khác như hóa đơn thuế, hợp đồng kinh tế và website công ty. Theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP^[b] về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đăng ký kinh doanh, nếu không cập nhật kịp thời, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

3. Tài liệu cần chuẩn bị và lưu ý khi thay đổi địa chỉ công ty

Để thực hiện quyết định thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Điều 15, nhằm tránh các sai sót và đảm bảo thủ tục diễn ra suôn sẻ. Các tài liệu chính bao gồm:

• Đơn đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, được lập theo mẫu tại Phụ lục II của Nghị định 168/2025/NĐ-CP, với chữ ký của người đại diện pháp luật.
• Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng thành viên, chứng minh sự đồng thuận về quyết định thay đổi địa chỉ công ty, theo Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê địa điểm mới, để chứng minh tính hợp pháp của địa chỉ, như quy định tại Luật Đất đai 2024.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hiện tại, để cơ quan so sánh và xác nhận thay đổi.

>>>>>>> Xem thêm: Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ mới nhất

4. Câu hỏi thường gặp

Quyết định thay đổi địa chỉ công ty có mất bao lâu để hoàn thành?

Thủ tục này thường mất từ 3 đến 5 ngày làm việc để cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ, theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Điều 15. Tuy nhiên, thời gian có thể kéo dài nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc cần bổ sung, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh trì hoãn.

Ai là người có thẩm quyền quyết định thay đổi địa chỉ công ty?

Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp, như giám đốc hoặc chủ tịch hội đồng quản trị, có thẩm quyền ký quyết định thay đổi, theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020.

Quyết định thay đổi địa chỉ công ty có ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế không?

Có, doanh nghiệp phải cập nhật địa chỉ với cơ quan thuế trong vòng 10 ngày, theo Luật Quản lý thuế 2019, Điều 20, để tránh bị phạt hành chính từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Quyết định thay đổi địa chỉ công ty không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là bước quan trọng để doanh nghiệp phát triển bền vững và tuân thủ pháp luật. Nếu bạn đang cần hỗ trợ, hãy liên hệ ngay Thay đổi giấy tờ để được tư vấn chuyên sâu và thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng, đảm bảo mọi quy định được thực thi đúng cách.