THAY ĐỔI GIẤY TỜ

Người đại diện theo pháp luật đóng vai trò cốt lõi trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ ký kết hợp đồng đến giải quyết tranh chấp pháp lý. Hiểu rõ quy định về vai trò này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo vận hành trơn tru, tránh rủi ro pháp lý. Cùng Thay đổi giấy tờ khám phá chủ đề này qua nội dung chuẩn SEO dưới đây.

1. Người đại diện theo pháp luật là gì? Quy định mới nhất

Để hiểu rõ hơn về vai trò và trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật, chúng ta cần nắm bắt định nghĩa, quyền hạn, và những quy định mới nhất được cập nhật trong Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

• Định nghĩa và vai trò của người đại diện theo pháp luật: Theo khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, đại diện trước tòa án, trọng tài, hoặc các cơ quan pháp lý khác.
• Số lượng người đại diện theo pháp luật: Khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty phải quy định rõ số lượng, chức danh, quyền, và nghĩa vụ của từng người đại diện.
• Yêu cầu cư trú tại Việt Nam: Khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu doanh nghiệp phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Nếu chỉ còn một người đại diện cư trú tại Việt Nam và người này xuất cảnh, họ phải ủy quyền bằng văn bản cho một cá nhân khác tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ.
• Quy định mới từ Nghị định 168/2025/NĐ-CP: Theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật đã được đơn giản hóa, cho phép doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

2. Trách nhiệm pháp lý của người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật không chỉ có quyền mà còn chịu trách nhiệm lớn đối với doanh nghiệp.

• Thực hiện quyền và nghĩa vụ trung thực, cẩn trọng: Khoản 1 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định người đại diện theo pháp luật phải thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng để bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc ký kết các giao dịch, hợp đồng, và đại diện trong các tranh chấp pháp lý. Việc thiếu trung thực hoặc cẩn trọng có thể dẫn đến trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại gây ra.
• Trách nhiệm liên đới khi có nhiều người đại diện: Theo khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, nếu doanh nghiệp có nhiều người đại diện nhưng điều lệ không phân định rõ quyền và nghĩa vụ, tất cả đều chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp.
•  Thông báo thông tin liên quan: Người đại diện phải thông báo đầy đủ, chính xác về các doanh nghiệp mà họ hoặc người liên quan sở hữu, góp vốn, hoặc làm chủ theo khoản 1 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại: Khoản 2 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 nêu rõ người đại diện chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ, chẳng hạn như lạm dụng chức vụ, sử dụng tài sản doanh nghiệp để tư lợi, hoặc không thông báo kịp thời về các lợi ích liên quan.

>>>>> Xem thêm: Ai có thể là người đại diện của bị hại theo quy định pháp luật?

3. Quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật

Khi doanh nghiệp cần thay đổi người đại diện theo pháp luật, việc tuân thủ đúng quy trình là yếu tố then chốt để đảm bảo hợp pháp và không gián đoạn hoạt động kinh doanh.

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi: Theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm giấy đề nghị đăng ký thay đổi (theo mẫu số 13 Phụ lục I, Thông tư 68/2025/TT-BTC), nghị quyết/quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên), Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên), hoặc Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần). Hồ sơ cần kèm theo thông tin cá nhân của người đại diện mới, đảm bảo đáp ứng các điều kiện theo Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính, qua dịch vụ bưu chính, hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Điều 37 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ trực tuyến có giá trị pháp lý tương đương bản giấy, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Bước 3: Xử lý hồ sơ và nhận kết quả: Theo khoản 5 Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét hồ sơ trong 3 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Nếu có sai sót, cơ quan sẽ thông báo để doanh nghiệp bổ sung, sửa đổi. Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp phải công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Bước 4: Cập nhật thông tin liên quan: Sau khi thay đổi, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin người đại diện tại các cơ quan liên quan như ngân hàng, cơ quan thuế (dù dữ liệu đã đồng bộ với Sở Kế hoạch và Đầu tư). Điều này đảm bảo các giao dịch và nghĩa vụ pháp lý được thực hiện bởi người đại diện mới mà không gặp trở ngại.

>>>>> Xem thêm: Mẫu phụ lục hợp đồng thay đổi người đại diện theo pháp luật

4. Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là các câu hỏi phổ biến liên quan đến người đại diện theo pháp luật:

Người đại diện theo pháp luật có thể là người nước ngoài không?

Người nước ngoài có thể làm người đại diện theo pháp luật nếu đáp ứng các điều kiện theo Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020, như không bị cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc hành nghề.

Thay đổi người đại diện có cần thông báo cơ quan thuế không?

Doanh nghiệp không cần thông báo riêng với cơ quan thuế vì dữ liệu đã đồng bộ với Sở Tài chính, theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cập nhật thông tin với ngân hàng và các đối tác để đảm bảo giao dịch hợp pháp.

Thời gian hoàn tất thủ tục thay đổi là bao lâu?

Theo khoản 5 Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thời gian xử lý hồ sơ là 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ có sai sót, doanh nghiệp sẽ được thông báo để bổ sung, đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trước khi thay đổi chính thức không?

Khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép nộp hồ sơ trước thời điểm thay đổi chính thức, miễn là ngày hiệu lực được ghi rõ trong nghị quyết/quyết định. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị mà không vi phạm thời hạn 10 ngày kể từ ngày thay đổi.

Người đại diện có thể kiêm nhiệm ở nhiều doanh nghiệp không?

Trừ chủ doanh nghiệp tư nhân, người đại diện theo pháp luật có thể kiêm nhiệm ở nhiều doanh nghiệp, miễn là đáp ứng các điều kiện pháp lý và không vi phạm các quy định về xung đột lợi ích theo Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020.

Người đại diện theo pháp luật là nhân tố then chốt trong việc đảm bảo hoạt động hợp pháp và hiệu quả của doanh nghiệp. Việc nắm rõ các quy định mới nhất từ Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có. Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác, hãy liên hệ Thay đổi giấy tờ ngay hôm nay để được hỗ trợ toàn diện, đảm bảo thủ tục được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả.