THAY ĐỔI GIẤY TỜ

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là một thủ tục pháp lý thiết yếu, giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin chính xác với cơ quan nhà nước khi thay đổi cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý. Để nắm rõ quy trình và mẫu thông báo chuẩn, hãy cùng Thay đổi giấy tờ khám phá chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Người đại diện theo pháp luật là gì?

Người đại diện theo pháp luật đóng vai trò cốt lõi trong hoạt động doanh nghiệp. Hiểu rõ khái niệm và trách nhiệm của họ là bước đầu tiên để thực hiện thủ tục thay đổi.

Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật là cá nhân được doanh nghiệp ủy quyền để thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, đại diện trước tòa án, trọng tài với tư cách nguyên đơn, bị đơn hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan. Họ là “bộ mặt pháp lý” của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng, giải quyết tranh chấp, và đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

Doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, tùy thuộc vào loại hình như công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), công ty cổ phần, hoặc công ty hợp danh. Điều lệ công ty sẽ quy định cụ thể số lượng và chức danh của người đại diện (ví dụ: Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch Hội đồng quản trị). Tuy nhiên, Điều 12 khoản 2 Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu doanh nghiệp phải có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam để đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ pháp lý khi cần thiết.

Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật được quy định chi tiết tại Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020. Họ phải hành động trung thực, cẩn trọng, trung thành với lợi ích của doanh nghiệp, không lạm dụng chức vụ để tư lợi, và có nghĩa vụ thông báo đầy đủ về các doanh nghiệp khác mà mình hoặc người liên quan sở hữu hoặc góp vốn. Việc không tuân thủ các trách nhiệm này có thể dẫn đến trách nhiệm dân sự hoặc hình sự theo Bộ luật Dân sự 2015 hoặc Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017).

Ví dụ, nếu người đại diện cố ý ký hợp đồng vượt thẩm quyền hoặc gây thiệt hại cho doanh nghiệp, họ có thể bị yêu cầu bồi thường theo Điều 165 Bộ luật Dân sự 2015. Do đó, việc lựa chọn người đại diện phù hợp là yếu tố quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và hợp pháp.

>>>>> Xem thêm: Mẫu phụ lục hợp đồng thay đổi người đại diện theo pháp luật mới nhất

2. Tại sao cần thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch. Thủ tục này giúp doanh nghiệp duy trì uy tín và tránh rủi ro pháp lý.

Thay đổi người đại diện theo pháp luật thường xảy ra trong các trường hợp như người đại diện hiện tại qua đời, mất năng lực hành vi dân sự, bị truy cứu trách nhiệm hình sự, hoặc doanh nghiệp quyết định thay đổi để phù hợp với chiến lược phát triển. Theo Điều 184 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải thông báo thay đổi này với Phòng Đăng ký kinh doanh trong vòng 30 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi.

Việc thông báo kịp thời giúp cập nhật thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đảm bảo đồng bộ với các cơ quan như cơ quan thuế, ngân hàng, hoặc đối tác kinh doanh. Nếu không thực hiện đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng theo Điều 28 Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Ngoài ra, thông tin không đồng bộ có thể gây khó khăn trong giao dịch, như từ chối ký hợp đồng hoặc mở tài khoản ngân hàng.

Thủ tục này cũng quan trọng trong các trường hợp doanh nghiệp tham gia tố tụng pháp lý hoặc ký kết hợp đồng lớn. Người đại diện mới sẽ đảm nhận vai trò đại diện doanh nghiệp trong các giao dịch, giúp duy trì tính liên tục và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh.

Ví dụ, một công ty TNHH thay đổi Giám đốc (người đại diện theo pháp luật) nhưng không thông báo kịp thời, dẫn đến việc ngân hàng từ chối giao dịch do thông tin trên hợp đồng không khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó, việc thực hiện đúng thủ tục thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là yếu tố then chốt để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.

3. Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

THÔNG BÁO

Thay đổi người đại diện theo pháp luật

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố …………

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa):……………………………………..

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ……………………………………………..

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế):……Ngày cấp ……/…../… Nơi cấp: …………

Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật với các nội dung sau:

Người đại diện theo pháp luật sau khi thay đổi (1):

Họ và tên (ghi bằng chữ in hoa): …………………………………..Giới tính: …………

Chức danh: …………………………………………………………………..

Sinh ngày: ..…/…./……… Dân tộc: …………..Quốc tịch: …………………

Loại giấy tờ pháp lý của cá nhân:

□ Chứng minh nhân dân         □ Căn cước công dân

□ Hộ chiếu                          □ Loại khác (ghi rõ): ………………..

Số giấy tờ pháp lý của cá nhân: ……………………………………………..

Ngày cấp: …./…./………Nơi cấp: …………………Ngày hết hạn (nếu có):…./…./………

Địa chỉ thường trú:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: ……………………….

Xã/Phường/Thị trấn; …………………………………………………………..

Tỉnh/Thành phố: ……………………………………………………………..

Quốc gia: ……………………………………………………………………..

Địa chỉ liên lạc:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: ………………………..

Xã/Phường/Thị trấn: ………………………………………………………….

Tỉnh/Thành phố: ………………………………………………………………

Quốc gia: …………………………………………….

Điện thoại (nếu có): ………………………Email (nếu có): ………………………………..

Trường hợp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ, đề nghị Quý Phòng đăng công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

(1) Ghi thông tin của tất cả người đại diện theo pháp luật trong trường hợp sau khi thay đổi công ty có nhiều hơn 01 người đại diện theo pháp luật.

(2)- Chủ tịch Hội đồng thành viên/chủ tịch công ty/Chủ tịch Hội đồng quản trị ký trực tiếp vào phần này.

– Trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức thì Chủ tịch công ty hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên ký trực tiếp vào phần này.

– Trường hợp Tòa án hoặc Trọng tài chỉ định người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì người được chỉ định ký trực tiếp vào phần này.

>>>> Tải ngay: Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật tại đây!

4. Quy trình thực hiện thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

Quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm các bước cụ thể, từ chuẩn bị hồ sơ đến cập nhật thông tin với các cơ quan liên quan. Tuân thủ quy trình này giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục nhanh chóng.

Theo Điều 184 Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy trình thực hiện thủ tục thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi

Hồ sơ cần được chuẩn bị theo khoản 1 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bao gồm:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo mẫu Phụ lục II-2, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Bản sao hợp lệ giấy tờ tùy thân (CCCD, CMND, hoặc hộ chiếu) của người đại diện mới.
• Quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH), Hội đồng quản trị, hoặc Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) về việc thay đổi người đại diện.
• Giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền (nếu ủy quyền nộp hồ sơ).
  Hồ sơ cần được kiểm tra kỹ để đảm bảo đầy đủ và chính xác. Ví dụ, bản sao giấy tờ tùy thân phải được chứng thực trong vòng 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

• Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt trụ sở chính hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn). Tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, nộp hồ sơ trực tuyến là bắt buộc, sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh. Thời hạn nộp hồ sơ là 30 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi, theo Điều 184 Luật Doanh nghiệp 2020.

• Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xử lý hồ sơ trong vòng 3-5 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Nếu hồ sơ thiếu hoặc sai sót, cơ quan sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung. Doanh nghiệp cần chỉnh sửa và nộp lại hồ sơ trong thời gian quy định để tránh bị từ chối.

• Bước 4: Công bố thông tin thay đổi

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp phải công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày, theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020. Lệ phí công bố là 100.000 đồng, theo Thông tư 47/2019/TT-BTC. Việc công bố này đảm bảo tính minh bạch và giúp các đối tác, cơ quan liên quan cập nhật thông tin chính xác.

• Bước 5: Cập nhật thông tin với các cơ quan liên quan

Doanh nghiệp cần thông báo thông tin người đại diện mới với cơ quan thuế, ngân hàng, bảo hiểm xã hội, và các đối tác kinh doanh. Nếu doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề yêu cầu giấy phép con (ví dụ: xây dựng, y tế, giáo dục), cần thực hiện thủ tục cập nhật thông tin trên các giấy phép này. Ví dụ, theo Điều 7 Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi 2020), doanh nghiệp xây dựng phải cập nhật thông tin người đại diện trên giấy phép hoạt động xây dựng.

Lưu ý, nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng các bước trên, có thể bị phạt hành chính từ 1.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng, theo Điều 28 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, tùy thuộc vào mức độ vi phạm.

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là thủ tục pháp lý quan trọng, giúp doanh nghiệp duy trì tính hợp pháp, minh bạch và ổn định trong hoạt động kinh doanh.. Nếu bạn cần hỗ trợ soạn thảo mẫu, tư vấn quy trình, hoặc giải đáp các thắc mắc liên quan, hãy liên hệ Thay đổi giấy tờ để được hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp và hiệu quả.

>>>>> Xem thêm:  Mẫu thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật